1. Engagement

La protection de votre vie privée est une priorité pour l’Institut de formation théologique de Montréal (ci-après « IFTM »).

La présente politique vise à vous informer des balises établies pour protéger les renseignements personnels que vous confiez à notre institution, par le biais du Web ou de tout autre moyen, le tout en conformité avec les règles et lois sur la protection de la vie privée qui s’appliquent à l’IFTM.

L’IFTM est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, L.Q., 1993, c. P-39.1.

2. Principes généraux

Dans le cadre de ses activités, et suivant votre accord, l’IFTM peut recueillir des renseignements personnels que vous nous fournissez afin de les utiliser pour les finalités décrites ci-dessous. La présente politique détaille de quelles manières l’IFTM :

  • Recueille les renseignements personnels;
  • Utilise ces mêmes renseignements et;
  • Communique ces renseignements à des tiers, suivant votre consentement à cet effet lorsque nécessaire.

Tous les employés de l’IFTM sont responsables de l’application de la politique de confidentialité des données et des pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.

3. Définition de la notion de renseignements personnels

Les renseignements personnels sont définis comme « tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier ».

4. Consentement

Votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels doit être donné de manière explicite. Il sera valide pour les fins mentionnées à la présente politique ainsi que pour les fins spécifiques mentionnées lors du consentement, le cas échéant. Le consentement sera valide pour la durée nécessaire à la réalisation des objectifs précisés au consentement ou pour les objectifs précisés à la section 7 de la présente politique. Votre consentement pourra être retiré en tout temps comme il est indiqué à la section 12 de la présente politique.

5. Renseignements personnels recueillis

Les renseignements personnels que l’IFTM pourra recueillir, à la suite de votre consentement et selon les circonstances, sont les suivants:

  • Renseignements nominatifs (nom, prénom, numéros de téléphone, adresses postales et courriel);
  • Date de naissance et sexe;
  • Information sur une carte de crédit, mandat ou un chèque;
  • Informations académiques telles que les lieux d’études, les diplômes et les titres obtenus;
  • Renseignements liés à la confessionnalité (religion, paroisse, groupe ou organisme ou mouvement d’appartenance, diocèse, statut ecclésial, etc.).
  • Les documents requis pour le processus d’admission tels que :
    • Copie de certificat de naissance.
    • Copies de votre diplôme d’études collégiales (DEC) et des autres diplômes que vous avez obtenus.
    • Relevés de notes des études réalisées.
    • Autorisation du supérieur ou de l’ordinaire (séminaristes, prêtres et religieux).
    • Copie du permis d’étude.
    • Copie d’une pièce d’identité.
    • Curriculum vitae.
    • Photo récente.
  • Photos, vidéos et audio et enregistrements des cours, conférences et événements virtuels et en présentiel organisés par l’IFTM.

6. Collecte des renseignements personnels

La collecte de renseignements personnels par l’IFTM s’effectue lorsque vous utilisez les services de l’IFTM et que vous communiquez volontairement vos renseignements personnels :

  • En participant à un programme académique.
  • En participant à un événement, une conférence ou une autre activité de l’IFTM ou de ses locataires.
  • En utilisant les services sur les lieux ou en ligne.
  • En envoyant une question ou un commentaire par tout moyen de communication.
  • En vous abonnant aux communications électroniques, telle que l’Infolettre, ou tout autre moyen de communication.
  • En effectuant un don ou un paiement.

La collecte de renseignements personnels est limitée aux renseignements nécessaires aux fins précisées dans la présente politique.

Lorsque nous recueillerons vos renseignements, vous aurez l’occasion de refuser qu’ils soient conservés pour une utilisation ultérieure par l’IFTM.

7. Finalités de la collecte

Les renseignements personnels que vous communiquerez serviront exclusivement aux fins suivantes :

  • Ouvrir un dossier avec l’histoire académique de vos études.
  • Communiquer avec vous périodiquement par écrit, de vive voix ou par voie électronique afin de vous tenir informé des activités et des programmes de l’IFTM;
  • Permettre à l’IFTM de tenir des statistiques sur les visiteurs;
  • Permettre à l’IFTM de traiter vos dons et de préparer les reçus d’impôt en conformité avec les lois fiscales;
  • Permettre à l’IFTM d’effectuer le suivi nécessaire en regard des donations ou des paiements effectués;
  • Permettre à l’IFTM de faire le suivi nécessaire au renouvellement de votre abonnement.
  • Permettre à l’IFTM du utiliser les photos, vidéos et audios registrés pendant le déroulement des événements, cours, programmes, conférences de l’IFTM ou de ses locataires, dans les communiqués internes de L’IFTM, ainsi que dans la publication externe du bulletin annuel « Entre deux tours de L’IFTM ».

8. Utilisation, conservation et divulgation

a) Utilisation des renseignements personnels

Vos renseignements personnels ne seront utilisés que pour les fins déjà précisées à la section 7 de la présente politique. À cet effet, nous les conservons de manière confidentielle aussi longtemps que nécessaire.

L’IFTM assure la protection de vos renseignements personnels en tout temps, par des mesures de sécurité appropriées, qu’elles soient matérielles, organisationnelles ou technologiques. De plus, l’IFTM s’assure de limiter l’accès de son personnel à vos renseignements, selon les niveaux précisés à la section 9.

b) Conservation des renseignements personnels

L’IFTM s’engage à ne pas utiliser les renseignements personnels recueillis qu’aux fins convenues et à ne pas les conserver que pour la durée nécessaire à la réalisation du service demandé, en conformité avec les lois applicables.

c) Divulgation des renseignements personnels

L’IFTM pourra divulguer vos renseignements personnels à des tiers dans les cas suivants :

    • L’IFTM pourra transmettre vos informations nominatives (nom, prénom, numéros de téléphone, adresse postale et courriel) pour des fins de prospection commerciale ou philanthropique, lesquelles seront en lien avec les finalités précisées à la section 7 de la présente politique. Sauf si vous refusez que ces informations soient communiquées.
    • Dans tous les cas où, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, la communication d’un renseignement personnel est possible sans autorisation préalable.

L’IFTM s’assure, dans les limites du raisonnable, que ces tierces parties respectent les règles et les engagements de la présente politique en prenant les mesures nécessaires.

9. Accessibilité par le personnel

L’IFTM a pris des mesures afin de garantir la plus grande protection de vos renseignements personnels. À cet effet, trois niveaux de sécurité ont été établis.

  • Niveau très élevé : catégorie ayant accès à tous vos renseignements personnels.
  • Niveau élevé : catégorie ayant accès à certains de vos renseignements personnels.
  • Niveau de base : catégorie ayant accès à un minimum de renseignements personnels.

10. Témoins Web et analyse d’audience

Certaines pages du site web de l’IFTM requièrent l’envoi de témoins de connexion (cookies en anglais) afin d’aider les utilisateurs du site à naviguer plus rapidement et leur proposer le contenu qu’ils cherchent. Aucun renseignement personnel n’est conservé dans les témoins. L’emploi des témoins se veut une pratique courante et plusieurs navigateurs reconnus sont initialement configurés pour les accepter. Vous pouvez cependant configurer votre navigateur afin de refuser ou désactiver les témoins. Dans ces cas, certaines fonctions de notre site web ne seront plus accessibles.

Les informations de navigation peuvent être partagées avec des tiers autorisés avec lesquels l’IFTM collabore, tels que des partenaires. Les informations de navigation ne contiennent aucune donnée personnelle. L’IFTM s’assure, dans les limites du raisonnable, que les tiers autorisés prennent les mesures nécessaires afin de respecter la confidentialité de vos données. Les tiers autorisés comprennent notamment des services d’analyse d’audience, tels que Google Analytics.

Le site Web de l’IFTM peut proposer des hyperliens vers d’autres sites Web. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à la présente politique de confidentialité.

11. Exactitude

L’IFTM prend des mesures raisonnables pour s’assurer de l’exactitude des renseignements personnels au moment de les utiliser ou de les communiquer.

Nous vous remercions de contribuer à cette exactitude en communiquant avec nous tout changement apporté à vos renseignements personnels ou toute erreur existante:

Institut de formation théologique de Montréal
2065 rue Sherbrooke Ouest
Montréal (Québec) H3H 1G6
Courriel :  info@iftm.ca
Téléphone : 514- 935 1169

12. Droit d’accès, de rectification et de retrait du consentement

a) Droit d’accès à vos renseignements personnels

L’IFTM vous permet, sous réserve des conditions et des exemptions prévues à la loi, d’avoir accès aux renseignements personnels qu’il détient à votre sujet. Sur demande, l’IFTM vous informera des renseignements personnels détenus, de l’usage qui en est fait, incluant la divulgation à des tiers, puis vous permettra de les consulter. Vous pourrez également demander une copie de votre dossier, moyennant des frais raisonnables.

b) Droit de rectification ou de suppression des renseignements personnels

Il vous sera bien sûr possible de rectifier les renseignements personnels que l’IFTM a recueillis lorsque ces renseignements sont inexacts, incomplets, équivoques, périmés ou non justifiés par les objectifs décrits à la section 7 de la présente politique.

Il vous sera également possible de faire supprimer tout renseignement confidentiel recueilli de manière non conforme à la loi.

c) Droit de retrait du consentement

Toute demande d’accès, de rectification ou de suppression devra être réalisée par écrit et accompagnée d’une preuve d’identité. Nous vous remercions de communiquer avec nous en nous transmettant une demande détaillée à l’adresse suivante :

Institut de formation théologique de Montréal
2065 rue Sherbrooke Ouest
Montréal (Québec) H3H 1G6
Courriel :  info@iftm.ca
Téléphone : 514- 935 1169

À la réception de la demande, l’IFTM en donnera suite, au plus tard dans les trente (30) jours ouvrables.

13. Plainte

Toute demande ou plainte relative à la mise en œuvre de la présente politique doit être adressée par écrit à:

Institut de formation théologique de Montréal
2065 rue Sherbrooke Ouest
Montréal (Québec) H3H 1G6
Courriel :  info@iftm.ca
Téléphone : 514- 935 1169

14. Déclaration

À la suite de la lecture de la présente Politique de confidentialité des données et à la confirmation qu’elle y adhère, toute personne visée par la cueillette d’informations confidentielles déclare avoir compris qu’il lui a été permis de refuser que l’IFTM recueille ses informations confidentielles et confirme également :

  • Qu’elle accepte que l’IFTM recueille ses informations confidentielles pour atteindre les objectifs décrits à la section 7 de la présente politique;
  • Qu’elle accepte que l’IFTM partage ses informations confidentielles recueillies afin d’atteindre les objectifs communs décrits à la section 7 de la présente politique;
  • Qu’elle accepte que ses renseignements nominatifs (nom, prénom, numéros de téléphone, adresses postales et courriel) soient transmis à des tiers, partenaires de l’IFTM, pour des fins de prospection commerciale ou éducative, qui seront en lien avec les objectifs précisés à la section 7 de la présente politique.
  • Qu’elle comprenne que le présent consentement est révocable.